用人单位面对员工出现旷工事实后的处理思路和流程

关键词：旷工 催告通知书 解除劳动合同通知书 严重违反规章制度

    陈述和介绍完如何认定员工未到岗出勤的行为属于旷工后，我们有必要指引HR如何处理旷工员工更为合理合法，如何可以有效规避处置旷工员工所带来的用工法律风险。第一步：HR发现员工出现未到岗出勤的行为，疑似构成旷工后，应指派考勤负责人对“疑似旷工”员工的当日考勤进行异常标注。同时，HR应主动或要求部门负责人（由用人单位根据管理权限确定联系主体）联系员工以了解和明确员工单方陈述的未到岗出勤之事由。第二步：HR或部门负责人应将员工陈述的事由记录在案并应告知员工下次到岗出勤时应将足以证明该事由成立的相关证明材料提交审核审查。这里的证明材料包括：书面证明、凭据票据、视频录音、图片文档等，员工应当保证其所提供证明材料的真实性和完整性。不同证明材料的效力需符合法律规定的相应条件，例如第三方出具的书面证明是否合法有效就应根据第三方的主体身份不同而在形式上有所区别。第三方是自然人的，应提供其身份证复印件并由其本人签字确认。第三方是法人或其他组织的，除应由法人或其他组织加盖公章外，法人或其他组织的负责人和起草该证明材料的工作人员也应同时在证明材料落款处签字或捺印，该证明材料方才产生法律效力。第三步：HR或部门负责人经审查确认员工提供的证明材料属实和完整的，不应将员工的未到岗出勤行为确定为旷工。如经审查无法确认证明材料的真实性和完整性的，应要求员工在规定的期限内补充和补正证明材料。第四步：员工拒不陈述未到岗出勤事由，拒不提供证明材料或无法在规定期限内补充补正证明材料的，HR或部门负责人应向员工出具和送达《催告通知书》。在《催告通知书》中，应包括以下内容：1、陈述员工未到岗出勤的日期和时间；2、告知员工其考勤记录已作异议登记；3、强调其未遵从管理指令提供证明材料并责令其在本通知书给定的期限内提供足以令其构成合法合理未到岗出勤的证明材料；4、公示逾期不执行本通知书内容的法律后果，即用人单位将认定其未到岗出勤的时间为旷工，并将按照旷工定性由用人单位进一步依规处置。第五步：员工未执行《旷工通知书》的，HR或部门负责人应向员工出具和送达《旷工通知书》。《旷工通知书》的主要内容就是以用人单位名义明确告知员工，因其前面的一系列消极作为甚至是不作为，现决定对其未到岗出勤的行为按照旷工认定和处理；用人单位针对旷工有具体处罚措施的，可在本步骤中一并送达处罚法律文件。第六步：当员工的旷工天数达到规章制度规定的解除标准时，HR应在履行征求工会意见的前置程序并在得到工会的肯定意见后向员工出具送达《解除劳动合同通知书》，双方的劳动合同和劳动关系于通知书中载明的时间届满时正式解除。通知书中没有写明劳动合同的解除时间的，以通知书送达员工的时间为准。

    之所以需要经历上述如此繁杂的程序，正是因为旷工认定的复杂性和风险性。我们之所以建议用人单位的相关负责人不轻易直接认定员工的未到岗出勤行为是旷工，也正是因为在司法实践中劳动仲裁部门和法院在庭审调查环节中对员工未到岗出勤的原由是必然审查焦点的缘故。员工面对用人单位有情绪，有想法，刻意回避，唯唯诺诺，但似乎总能在庭审中说出个“理所应当、顺理成章”，而这些事由能否被仲裁员或法官采纳，此时决定权已在他们手中，用人单位此时已间接丧失了主动权。如果仲裁员和法官采信了员工的事由，则用人单位就将面临败诉的不利局面。而如上的设计，则正是给了员工“一次自我救赎的机会”。用人单位面对不配合的员工，通过公函的形式主动请求员工配合调查处理，相当于给了员工一个申辩和自救的机会。员工在这种情况下依然消极敷衍的，则最终仲裁员和法官认定其主观存在旷工恶意的概率就会比直接认定其旷工的情形要大得多。而这种结论的出现，将是用人单位最终胜诉的关键一环。因此，每一步骤对于最终的胜利都是有价值的，当HR或部门负责人已经掌握了上述流程和要点，其实处理起来并不复杂和繁琐。（作者：刘毅律师）